Het gebeurt wel eens dat je mail doorgestuurd krijgt en hier niets mee kan of wilt. Dit zou kunnen zijn omdat de mensen steevast op het verkeerde adres informatie vragen, klachten deponeren en dergelijke.

Nu kost het heel veel energie en aandacht om steeds die mailtjes door te sturen, want je moet het toch even openen, je ziet toch de tekst voorbij komen en de mail houdt je even bezig. Dit kan je voorkomen door het doorsturen/delegeren automatisch te laten verlopen, hier een handleiding daarvoor. Ik heb zelf alles in het Engels staan, dus als je zelf iets in het NL hebt staan dan zal je het een beetje moeten vertalen.

Stap 1: Maak een mapje aan om de doorgestuurde mail op te bergen. Je kan het ook tussen andere mailtjes dumpen, maar het is wel fijn om in 1 oogopslag te zien welke mail je automatisch (en ongelezen) hebt doorgestuurd.
Stap 2: Ga in de mail app naar de menubalk, kies voor mail, preferences, en dan het laatste icoontje rechts: Rules.
Stap 3: Maak een regel aan door op het plusje te drukken.
Stap 4: Geef de voorwaarden aan waar het mailtje aan moet voldoen, bijvoorbeeld een e-mailadres en zeg wat er mee moet gebeuren, een voorbeeld zie je in het plaatje hier onder.
Stap 5: Als je een mailtje doorstuurt, doe er dan een begeleidend schrijven erbij. Handig is om aan te geven dat je dit doorstuurt na afspraak en dat je zelf de mail niet hebt ingezien. Wederom voorbeeldje hieronder.
Stap 6: Als je klaar bent dan zal hij je vragen of je je nieuwe regel wilt toepassen op de mail op dit moment in je Postvak IN (inbox). Als je zicht hebt op welke mailtjes dit gebeurt, is het een goed idee. Anders zou ik even oppassen.

In tekst is het makkelijk schrijven, hieronder zie je nog een beschrijving met plaatjes. Klik het open om de volledige plaatje te zien.

Deze bovenstaande methode leert mensen niet af om berichten direct naar het juiste adres te sturen. Nu heb je ook de mogelijkheid om een reply (antwoord) te sturen, maar dit kan niet met een doorstuur actie in 1 regel.

Mijn tip is dan ook om een extra regel aan te maken speciaal voor de reply en daarna de bovenstaande regel uit te laten voeren. Zo zorg je voor een goede afhandeling, want als jij de mail doorstuurt maar die persoon er niets mee doet kan men het jou kwalijk nemen. Hieronder een voorbeeldje in de vorm van een plaatje.

Klik er op voor grotere versie

Klik er op voor grotere versie